こんにちは！ 武田塾御茶ノ水本校です！
「調査書と成績証明書ってどう違うの？」
「出願に使う書類のもらい方が分からない」
調査書などの書類って、何が書いてあって
どう発行するのかよく分からないですよね。
そこでこの記事では、調査書などの書類に書いてある内容と
その発行方法、さらには注意点なども解説します！
『調査書』『成績証明書』『卒業証明書』とは
調査書とは
調査書とは、あなたの「成績」と「学校での様子」が書かれた書類のことです。
「学校での様子」には出欠や部活動、課外活動
行事への取り組み方など、さまざまな側面から見た
あなたの評価が載っています。
この調査書は「内申書」とも呼ばれ、大学受験での出願には
ほぼ必ずと言っていいほど提出を求められます。
文部科学省にある調査書のフォーマットは
こちらになります。
※2022年7月22日保存 文部科学省HP
成績証明書とは
成績証明書とは、名前の通り「成績」が書かれた証明書です。
成績証明には、調査書とは違い
学校での様子は書かれず、成績だけが書かれています。
成績証明書は
「外国で教育課程を修了したもの」
「高等学校を卒業した者と 同等以上の学力があると認められるもの」
などに提出を求められることが多いです。
卒業（見込み）状況により提出書類が変わりますので
志望校の入試要項をよく確認し、成績証明書を使うのか調査書を使うのか
書類を間違えないようにしましょう。
卒業証明書とは
卒業証明書とは、卒業を証明する書類のことで
成績や普段の状況などは書かれていません。
現役生の場合は、卒業をまだしていないので
「卒業（見込み）証明書」になります。
卒業証明書は各大学の出願の他に
共通テストの出願時に必要になります。
現役生は学校経由で共通テストを出願しますが
既卒生は自分で出願する必要があり、その際に卒業証明書も必要ですので
共通テストの出願時には発行を忘れないようにしましょう。
卒業証明書と卒業証書とは違うの？
卒業証明書と卒業証書って
名前も内容も似ていて違いが分かりづらいですよね。
そこで、この２つの違いについても解説します！
卒業証書は卒業式などでもらう
ちょっといい紙が使われた書類のこと。
これは学校が「全課程を修了した生徒」に対して授与する証書です。
公文書であるため再発行もできず、コピーも使えない重要な書類のため
なくさないように気をつけましょう。
これに対し、卒業証明書とは「卒業証書」を授与したという証明書です。
卒業証書は再発行ができず、コピーも使えないため
卒業を証明したいときに使うことができませんよね。
そのため、卒業証書とは別の方法が必要になります。
そんな時に使うのが卒業証明書です。
調査書、成績証明書、卒業証明書のもらい方・発行方法
卒業した高校で発行してもらえる
調査書、成績証明書、卒業証明書の３つとも
卒業した高校に依頼することで発行してもらえます。
なお、卒業した高校が統廃合してしまっていたり
卒業から時間が経っていて書類発行ができない場合には
入試要項を確認するか、大学に電話で問い合わせてみましょう。
入試要項のQ&Aなどに統廃合している場合の対応が書いてあることが多く
書いてなくても電話で聞くと対応を教えてもらえます。
現役生の場合は通ってる高校で『卒業見込み証明書』を！
書類について、現役生でまだ学校に通っている場合は
担任の先生などに相談してみましょう。
3年の途中までの成績が記載された調査書や
卒業見込み証明書などを発行してもらえるはずですので
それを出願時に提出しましょう。
調査書、成績証明書、卒業証明書発行時の注意点
発行には数日かかる
調査書などの書類は依頼してすぐにもらえる物ではありません。
発行にはおおよそ1週間程度はかかると思っておきましょう。
なお、学校や時期によっては1週間を超えることもあります。
そのため「出願ギリギリに依頼したら発行が間に合わなかった」
なんてこともあり得ます。
書類の発行は、必ず日程に余裕をもって行いましょう。
発行にはお金がかかる
書類の発行には数百円かかることがあります。
学校によっては無料のところもありますが
基本的に300〜500円程度かかることが多いので
あらかじめ金額を確認しておきましょう。
また、書類発行費は「現金のみ」の学校が多いです。
電子マネーは使えないと考えて、現金を持っていきましょう。
開封してしまうと無効
調査書は厳封が原則です。
厳封とは「厳重に封を閉じる」こと。
厳封は開けてしまうと、開封したことが分かるようになっており
開封された書類は無効となります。
調査書は学校に厳封してもらったまま
絶対に開封せず提出しましょう。
なお、学校に厳封をしてもらうときには
発行依頼時に厳封希望のことを伝えましょう。
使用用途などに「出願に使うため」と書いても
厳封されていないことがありますので
無駄な日数を使わないためにも依頼時に
厳封のことをしっかりと伝えておきましょう。
成績証明書や卒業証明書は厳封指示がないこともありますが
不安であればこちらも厳封してもらいましょう。
枚数をしっかりと確認する
今回解説した書類は「１枚あればいい」わけではありません。
必要な大学の数だけ発行しなければいけないので
併願を何校も受ける受験生は何枚も発効することになります。
自分が何枚必要なのかを細かく確認した上で
余裕を持って発行依頼をしましょう。
なお、お金に余裕があるのであれば
1、2枚ほど多めに発行するのがオススメです。
調査書、成績証明書、卒業証明書の発行は何度もチェックを
書類トラブルは毎年起こってる！油断せずに確認しよう！
「調査書の枚数が足りない」
「調査書の発行が締切に間に合わない」
「厳封の書類を開封してしまった」
起こらなそうに思えるこんなトラブルは、毎年ほぼ必ず起こっています。
自分が同じ間違いをしていないか
ほんの少し確認するだけでも大きく変わりますので
致命的なミスをする前に、自分の必要書類や締切日を再度確認しましょう！
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